Kinh doanh

Doanh nghiệp ở Đức cần biết

Cập nhật lúc 20-09-2009 15:57:03 (GMT+1)

 

heo nhận định của ban gián đốc SER, ông Manfred Zerwas, hệ thống máy tính quản lý doanh nghiệp hiện nay ở Đức  đang ở trong tình trạng “không sẵn sàng”  chờ đón các cuộc kiểm tra doanh nghiệp bằng phương pháp số hóa đang dần trở nên phổ biến.


Kiểm tra thuế bàng phương pháp số hóa (Digitale Betriebsprüfung)

Theo nhận định của ban gián đốc SER, ông Manfred Zerwas, hệ thống máy tính quản lý doanh nghiệp hiện nay ở Đức  đang ở trong tình trạng “không sẵn sàng”  chờ đón các cuộc kiểm tra doanh nghiệp bằng phương pháp số hóa đang dần trở nên phổ biến. Theo quy định được sửa đổi của luật thuế Abgabenordnung (điều §146, §147) cũng như công văn GDPdU của bộ tài chính gửi các các cơ quan thuế vụ, nhân viên kiểm tra của sở tài chính có quyền sử dụng toàn bộ hệh thống máy tính của doanh nghiệp cho công tác kiểm tra cũng như có quyền yêu cầu doanh nghiệp nộp các đĩa cứng hoặc các thiết bị lưu các thông tin có liên quan đến thuế.

Nội dung kiểm tra trong các phương pháp số hóa

Kiểm tra doanh nghiệp bằng phương pháp số hóa, về cách thức tiến hành không hề khác với kiểm tra Betriebsprüfungen bằng hồ sơ như trước đây. Các dữ liệu máy tính liên quan tới vấn đề thuế (được xem như hồ sơ có trách nhiệm lưu) để kiểm tra, gồm:

-Các dữ liệu tài chính, đầu tư, chi phí công nhân…

-Hệ thống được cài đặt như tính chi phí đi lại, tính thời gian, quỹ tiền mặt, hệ thống quản lý nhân sự.

-Các hệ thống nhập, xuất hàng hóa.

-Các dữ liệu thu chi cũng như đánh giá tài sản.

-Các dữ liệu liên quan đến tính thuế doanh nghiệp (dữ liệu điện tử về tài khoản, đơn đặt hàng

-Các thư điện tử liên quan đến thuế(thư liên hệ kinh doanh, dữ liệu tính toán,các thỏa thuận thanh toán, thỏa thuận hoa hồng, hạ giá…).

Các dữ liệu không liên quan (không được kiểm tra) gồm các thông tin nội bộ doanh nghiệp, khảo sát thị trường, số liệu thống kê và các dữ liệu thuộc phạm trù “được quyền từ chối” (Auskunftsverweigerungsrecht).

Kiểm tra doanh nghiệp bằng phương pháp số hóa được áp dung trong các cuộc kiểm tra thuế dưới dạng Außenprüfungen, trong đó có cả kiểm tra thuế doanh thu (Umsatzsteuer Sonderprüfungen), kiểm tra thuế lương (Lohnsteuer Außenprüfungen) và kiểm tra hỗ trợ đầu tư (Investitionszulagen Sonderprüfung).

Các quy định mới được áp dụng

Cho tới cuối năm 2001, cơ quan điều tra thuế vẫn áp dụng quy định cơ bản, cho phép doanh nghiệp tự áp dụng phương pháp lưu hồ sơ và khi được yêu cầu phải trình thuế vụ trong hạn định. Doanh nghiệp hoặc cá nhân bị kiểm tra có thể in toàn bộ hồ sơ nộp cơ quan thuế. Kể từ ngày 1.1.2002 doanh nghiệp còn có thêm trách nhiệm lưu các thông tin đến thuế trong khoảng thời gian bắt buộc (6 hoặc 10 năm) với các yêu cầu:

-Có thể trình cơ quan thuế bất thời điểm nào.

-Có thể đọc được nội dung.

-Có thể đánh giá tự động bằng máy tính điện tử.

Do đó kiểm tra doanh nghiệp bằng phương pháp số hóa có một vài khác biệt so với kiểm tra Betriebsprüfung kiểu cổ điển. Trong khi kiểm tra kiểu cũ phần lớn dựa vào phương pháp thủ công, kiểm tra thử dẫn đến kết quả hạn chế thiếu tổng quát, kiểm tra điện tử cho phép cơ quan thuế chỉ trong một thời gian ngắn thu được kết quả tổng quát và đầy đủ. Các mục bị kiểm tra sẽ không phụ thuộc vào kinh nghiệm của nhân viên thuế mà do máy tính tự động theo chương trình chuẩn. Tương tự như kiểm tra cổ điển, về nguyên tắc kiểm tra điện tử được tiến hành tại văn phòng hay doanh nghiệp của đối tượng bị kiểm tra, tuy nhiên nếu như hồ sơ kế toán đã được số hóa (ví dụ tại văn phòng tư vấn thuế Steuerberater) sở tài chính sẽ xem xét thông tin lưu tại đây.

Các hình thức kiểm tra

-Kiểm tra trực tiếp: Nhân viên kiểm tra áp dụng các phương pháp “Chỉ xem - Nur

Lesezugriffs” các thông tin được lưu trong hệ thống máy tính và sử dụng các phương pháp có ở đây để xử lý thông tin mà không dùng tới phần mềm hay thiết bị khác của cơ quan tài chính. Trách nhiệm của người bị kiểm tra: Hướng dẫn nhân viên kiểm tra truy cập hệ thống EDV, cấp cho bên kiểm tra các số khóa bí mật để truy cập.

Kiểm tra gián tiếp: Người bị kiểm tra tự xử lý và báo cáo với người kiểm tra kết quả xử lý thông tin lưu trữ, trước khi nhân viên kiểm tra thuế thực hiện biện pháp Nur-Lesezugriff. Trách nhiệm của người bị kiểm tra: Đảm bảo cho nhân viên kiểm tra được xem xét toàn bộ hệ thống EDV, cũng như có quyền chấp vấn những đối tượng sử dụng thành thạo hệ thống này ở doanh nghiệp.

Thu thông tin từ doanh nghiệp đem đi kiểm tra; Cơ quan tài chính sử dụng chương trình kiểm tra đặc biệt mang tên “IDEA”để xử lý thông tin mà bên bị kiểm tra giao nộp theo yêu cầu. Lượng thộng tin này không được truyền tải qua mạng.Trách nhiệm của người bị kiểm tra: Giao cho bên kiểm tra ví dụ một đĩa CD chứa dữ liệu doanh nghiệp và trả lời các câu hỏi cần thiết trong quá trình cơ quan tài chính xử lý thông tin. Sau khi kiểm tra chấm dứt sở tài chính sẽ trả lại hoặc hủy đĩa CD.

Chương trình phần mềm IDEA

IDEA là một chương trình phân tích tài chính doanh nghiệp với nhiều công dụng, ví dụ tổng hợp hoặc phân loại thông tin, liên kết và tìm kiếm. Với IDEA, Nhân viên kiểm tra có thể phân tích các lỗ hổng (Lückenanalysen), xác định giá trị 0 (Nullwerten) cũng như thông tin áp dụng nhiều lần (Mehrfachbelegungen) hoặc so sánh trong bảng kinh tế. Cơ quan tài chính Đức đã nghiên cưú và bổ sung nhiều công dụng mới cho chương trình, phục vụ hoạt động kiểm tra, ví dụ:

-Kiểm tra hóa đơn ra vào (Ein - Ausgangsrechnungen).

Kiểm tra doanh thu thông qua phương pháp so sánh hóa đơn đặt hàng và hóa đơn xuất.

-Kiểm tra hàng hóa xuất nhập vào kho, danh sách kiểm kê.

-Phân tích tình trạng tài sản doanh nghiệp.

-Phát hiện  các khoản thiếu trong quỹ

-Kiểm tra hợp đồng lao động, hợp đồng nhà, hợp đồng cổ đông…

Doanh nghiệp bị kiểm tra cần làm gì?

1. Tách các dữ liệu liên quan đến thuế khỏi lượng thông tin đang lưu trữ.

Người bị kiểm tra trước tiên có quyền xác định các thông tin cần thiết liên quan đến thuế, tuy nhân viên kiểm tra cũng có quyền đòi hỏi thông tin các phần theo quy định. Chỉ trong trường hợp có dấu hiệu ngờ vực thông tin không xác thực hoặc không đầy đủ , người kiểm tra mới có quyền yêu cầu dữ liệu thông tin bổ sung. Về cơ bản, cơ quan điều tra thuế không có quyền xét toàn bộ thế thống tin lưu trữ của doanh nghiệp.

Đảm bảo lưu trữ thông tin

Các thông tin được nạp vào hệ thống EDV của doanh nghiệp cũng như các thông tin được tao ra bằng hệ thống (originär digitale Unterlagen) cần phải được đảm bảo lưu trữ trng thời gian bắt buộc theo quy định. Các giấy tờ gốc dạng văn bản (ví dụ hóa đơn nhập) không cần thiết phải số hóa, nhưng có thể lưu dưới dạng hệ thống COM.Trường hợp các dữ liệu này được số hóa, các dữ liệu cũng thuộc phạm vi kiểm tra điện tử của cơ quan thuế. Không lưu các dữ liệu kế toán dưới dạng Tiff hoặc Pdf vì chương trình IDEA không đọc được thông tin này.

3- Một số hồ sơ điện tử phải được lưu dưới thái nguyên thủy:

-Các báo cáo tổng kết như BWA, Bilanz, Journal mà tư vấn thuế chuyển cho doanh nghiệp qua E mail hoặc đĩa CD.

-Bản chào hàng cho khách

-Đối với các thư điện tử Email cần được lưu dưới trạng thái không thay đổi và có thể đọc được, nếu như liên quan đến thuế, ví dụ tổng kết chi phí đi lại. Do đó cần lưu thư điện tử ở một hồ sơ riêng, tách ra khỏi các thư khác.

Khi thay đổi hệ thống phần mềm hay cả hệ thống máy tính, doanh nghiệp cần bảo lưu các thông tin cũ phục vụ kiểm tra khi xảy ra

Nguồn TBVĐ

Ảnh trong bài: Nếu không ghi thêm, tất cả các ảnh trong bài này chỉ mang tính minh họa và có bản quyền như nguồn tin gốc đã đưa.

Tin liên quan

 

Booking.com
Tiêu điểm

Thảo luận

Quảng cáo